Une entreprise doit conserver tout document émis ou reçu dans l’exercice de son activité pendant une durée minimale. Ce délai varie selon la nature des papiers et les obligations légales. L’entreprise peut aussi archiver les documents plus longtemps, sauf s’ils contiennent des données personnelles. Pendant ce délai, l’administration peut mener des contrôles.
- Document civil et commercial
- Pièce comptable
- Document fiscal
- Document social (société commerciale)
- Gestion du personnel
1- DOCUMENT CIVILE ET COMMERCIALE
| Document civil et commercial | |
| Type de document | Durée de conservation |
| Contrat ou convention conclu dans le cadre d’une relation commerciale, correspondance commerciale | 5 ans |
| Garantie pour les biens ou services fournis au consommateur | 2 ans |
| Contrat conclu par voie électronique (à partir de 120 €) | 10 ans à partir de la livraison ou de la prestation |
| Contrat d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers | 30 ans |
| Document bancaire (talon de chèque, relevé bancaire…) | 5 ans |
| Document de transport de marchandises | 5 ans |
| Déclaration en douane | 3 ans |
| Police d’assurance | 2 ans à partir de la résiliation du contrat |
| Document relatif à la propriété intellectuelle (dépôt de brevet, marque, dessin et modèle) | 5 ans à partir de la fin de la protection |
| Dossier d’un avocat | 5 ans à partir de la fin du mandat |
2- PIÈCE COMPTABLE
| Pièce comptable | |
| Type de document | Durée de conservation |
| Livre et registre comptable : livre journal, grand livre, livre d’inventaire, etc. | 10 ans à partir de la clôture de l’exercice |
| Pièce justificative : bon de commande, de livraison ou de réception, facture client et fournisseur, etc. | 10 ans à partir de la clôture de l’exercice |
3-DOCUMENT FISCAL
Les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans.
Ce délai commence à partir :
de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres,
ou de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis.
Exemple : les éléments concernant les revenus de 2015, déclarés en 2016, doivent être conservés jusqu’à fin 2021.
| Document fiscal | |
| Type d’impôt | Durée de conservation |
| Impôt sur le revenu et sur les sociétés | 6 ans |
| Bénéfices industriels et commerciaux (BIC), bénéfices non commerciaux (BNC) et bénéfices agricoles (BA) en régime réel | 6 ans |
| Impôts sur les sociétés pour l’EIRL, des sociétés à responsabilité limitée (exploitations agricoles, sociétés d’exercice libéral) | 6 ans |
| Impôts directs locaux (taxes foncières, contribution à l’audiovisuel public) | 6 ans |
| Cotisation foncière des entreprises (CFE) et CVAE | 6 ans |
| Taxes sur le chiffre d’affaires (TVA et taxes assimilées, impôt sur les spectacles, taxe sur les conventions d’assurance…) | 6 ans |
Attention
Les délais sont portés à 10 ans en cas d’activité occulte (fraude fiscale, travail dissimulé, absence de déclaration, activité illicite, par exemple).
4- DOCUMENT SOCIAL (Société commerciale)
| Document social | |
| Type de document | Durée de conservation |
| Statuts d’une société, d’un GIE ou d’une association (si nécessaire, pièce modificative de statuts) | 5 ans à partir de la perte de personnalité morale (ou radiation du RCS) |
| Compte annuel (bilan, compte de résultat, annexe…) | 10 ans à partir de la clôture de l’exercice |
| Traité de fusion et autre acte lié au fonctionnement de la société (+ documents de la société absorbée) | 5 ans |
| – Registre de titres nominatifs
– Registre des mouvements de titres – Ordre de mouvement – Registre des procès-verbaux d’assemblées et de conseils d’administration |
5 ans à partir de la fin de leur utilisation |
| Feuille de présence et pouvoirs | 3 derniers exercices |
| Rapport du gérant ou du conseil d’administration | 3 derniers exercices |
| Rapport des commissaires aux comptes | 3 derniers exercices |
5- GESTION DU PERSONNEL
| Gestion du personnel | |
| Type de document | Durée de conservation |
| Bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique) | 5 ans |
| Registre unique du personnel | 5 ans à partir du départ du salarié |
| Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite. | 5 ans |
| Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires | 3 ans |
| Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait | 3 ans |
| Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation | 1 an |
| – Observation ou mise en demeure de l’inspection du travail
– Vérification et contrôle du comité social et économique – CSE (ex-CHSCT) |
5 ans |
| Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie | 5 ans |
Libérez vous des tâches chronophages, Limouzi Secrétariat s’occupe de la gestion administrative et de l’archivage de vos documents !
POUR ALLER PLUS LOIN
- Textes de référence Code des assurances : articles L114-1 à L114-3
- Compétence et prescription Code civil : article 2224
- Délai de droit commun et son point de départ Code civil : articles 2225 à 2227
- Délais Code de commerce : articles L110-1 à L110-4
- Acte de commerce Code de commerce : article L123-22
- Obligations comptables applicables à tous les commerçants
Code de commerce : articles L225-96 à L225-126 - Assemblées d’actionnaires Code de la consommation : article L213-1
- Conservation des contrats conclus par voie électronique Code de la consommation : article L218-2
- Prescription Code de la sécurité sociale : article L244-3
- Contentieux et pénalités Code du travail : article R1221-26
- Registre unique du personnel Code du travail : articles L3243-1 à L3243-5
- Bulletin de paie Code du travail : article D3171-16
- Documents fournis à l’inspecteur du travail Livre des procédures fiscales : article L102B
- Obligation et délais de conservation des documents
Règlement (UE) n°952/2013 du Parlement européen et du Conseil du 9 octobre 2013 établissant le code des douanes de l’Union (pdf – 2.0 MB)
Livre des procédures fiscales : articles L169 à L169A - Impôt direct de l’État Code du travail : article D4711-3