Délais de conservation des documents d’entreprise :
combien de temps les garder ?
Factures, contrats, relevés bancaires, documents fiscaux ou dossiers salariés…
Une entreprise doit conserver de nombreux documents pendant une
durée minimale fixée par la réglementation.
pour les principales pièces comptables
Conserver ses documents professionnels ne sert pas uniquement à
« garder des archives ». Ils peuvent être nécessaires en cas de
contrôle administratif ou fiscal, de litige avec un client,
un fournisseur ou un salarié.
durées minimales générales. Certaines situations particulières
peuvent nécessiter une conservation plus longue.
Factures et documents comptables
Les livres et registres comptables ainsi que les pièces
justificatives doivent être conservés pendant
10 ans à compter de la clôture de l’exercice.
Factures fournisseurs
Bons de commande
Bons de livraison
Grand livre
Livre journal
Documents fiscaux
Les documents permettant à l’administration d’exercer son droit de contrôle
doivent généralement être conservés pendant 6 ans.
Impôt sur les sociétés
BIC / BNC / BA
CFE
Taxes professionnelles
peuvent être portés à 10 ans.
De nombreux documents courants
Une durée de 5 ans concerne de nombreux documents
commerciaux, bancaires et liés à la gestion du personnel.
Contrats, conventions et correspondances commerciales.
Relevés bancaires, talons de chèques et documents associés.
Contrats de travail, salaires, primes, indemnités et soldes de tout compte.
5 ans à compter du départ du salarié.
Certains documents ont des délais plus courts
Documents relatifs aux charges sociales et à la taxe sur les salaires,
ainsi que certains documents liés aux conventions de forfait.
Documents permettant de comptabiliser les
horaires de travail, heures d’astreinte et compensations.
Certains documents doivent être conservés encore plus longtemps
Biens immobiliers
Contrats d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers.
Contrats électroniques
Certains contrats conclus par voie électronique avec un consommateur
à partir de 120 €.
Assurances
Une police d’assurance est généralement conservée 2 ans
après la résiliation du contrat.
Papier ou numérique : organisez vos archives
Quel que soit le support utilisé, vos documents doivent rester
accessibles, lisibles et correctement classés.
Une organisation régulière évite les recherches interminables
lorsqu’un justificatif vous est demandé.
Faites le tri au moins une fois par an
Classez vos documents par année.
Séparez comptabilité, fiscalité, RH et contrats.
Identifiez la date à laquelle chaque document peut être supprimé.
Sauvegardez vos archives numériques régulièrement.
Vos documents s’accumulent ?
Remettons de l’ordre dans votre administratif.
Classement, numérisation, organisation des dossiers et suivi administratif :
Limouzi Secrétariat accompagne les professionnels pour retrouver
une gestion plus simple et plus efficace.
Basée près de Limoges —
interventions en Haute-Vienne, Creuse et Corrèze.
CLASSER
Les durées indiquées sont des durées minimales générales et peuvent varier
selon la nature du document ou la situation de l’entreprise.
Sources : Entreprendre.Service-Public.fr et ministère de l’Économie.
Limouzi Secrétariat accompagne les entreprises dans leur organisation
administrative et leur classement documentaire. Ces prestations ne se
substituent pas à celles d’un expert-comptable, d’un avocat ou d’un conseil
juridique lorsque leur intervention est nécessaire.
