Artisans et TPE :
7 tâches administratives à déléguer pour gagner du temps
Devis, factures, relances, classement, suivi client…
L’administratif peut rapidement prendre plusieurs heures par semaine.
Pourtant, une grande partie de ces tâches peut être
déléguée simplement et progressivement.
DÉLÉGUER
pour vous recentrer sur votre métier
Quand on dirige une petite entreprise, on passe souvent beaucoup trop de temps
à gérer des tâches qui ne produisent directement aucun chiffre d’affaires :
répondre aux mails, préparer les devis, relancer les factures, classer les documents…
Externaliser une partie de sa gestion administrative permet de
retrouver du temps, de mieux suivre son activité et d’éviter que l’administratif s’accumule.
Quelques heures par mois peuvent déjà suffire à remettre de l’ordre et à vous soulager.
Préparer et suivre vos devis
Un devis envoyé trop tard peut être une vente perdue.
Pourtant, lorsqu’on est sur les chantiers, en rendez-vous ou auprès de ses clients,
il est difficile de rester réactif.
Une assistante administrative peut prendre en charge la
mise en forme, l’envoi et le suivi de vos devis,
puis vous signaler ceux qui nécessitent une relance.
Gérer votre facturation
Facturer rapidement permet de réduire le délai entre la réalisation d’une prestation
et son règlement.
Vous pouvez déléguer la préparation des factures,
leur envoi, leur classement et leur suivi,
tout en conservant naturellement la validation finale.
Suivre les règlements et relancer les impayés
Relancer un client n’est jamais agréable, mais attendre plusieurs semaines
peut fragiliser la trésorerie d’une petite entreprise.
Une assistante administrative peut assurer le
suivi des échéances et les relances clients
selon un processus défini avec vous.
Votre administratif ne devrait pas attendre le soir ou le week-end
Quand les devis, factures et relances sont traités régulièrement,
vous gagnez en réactivité, en visibilité et en sérénité.
Assurer le suivi de vos clients
Demandes en attente, documents manquants, rendez-vous à confirmer,
devis à relancer : les petits suivis deviennent vite nombreux.
Une gestion régulière de votre fichier client permet de
ne rien oublier et d’améliorer la qualité de votre relation commerciale.
Préparer les documents pour votre comptable
Votre expert-comptable ne peut travailler efficacement que si les pièces
nécessaires sont accessibles et correctement organisées.
Vous pouvez déléguer le classement des factures,
la collecte des justificatifs et la préparation des documents
à transmettre à votre cabinet comptable.
Classer et organiser vos documents
Documents papier, dossiers numériques, contrats, factures fournisseurs…
Une organisation claire permet de retrouver une information immédiatement.
Le classement, la numérisation et l’archivage peuvent être
entièrement organisés selon une méthode simple adaptée à votre entreprise.
Gérer les petites tâches qui vous prennent beaucoup de temps
Ce ne sont pas toujours les grosses missions qui vous ralentissent,
mais l’accumulation de dizaines de petites tâches.
E-mails
Courriers
Rendez-vous
Tableaux de suivi
Dossiers administratifs
Fournisseurs
Commencez par ce qui vous fait perdre le plus de temps
Ce que vous repoussez chaque semaine.
Ce qui ne nécessite pas votre expertise.
Ce qui peut être facilement standardisé.
Ce qui vous empêche de vous concentrer sur vos clients.
Il est probablement temps de déléguer si…
vous faites votre administratif le soir ;
vos devis partent avec plusieurs jours de retard ;
vous oubliez régulièrement de relancer vos factures ;
vos documents s’accumulent ;
votre comptable doit régulièrement vous réclamer des pièces ;
vous manquez de temps pour développer votre activité.
Et si vous commenciez par
quelques heures par mois ?
Pas besoin de tout déléguer.
Nous identifions ensemble les tâches qui vous prennent le plus de temps
et les missions qui peuvent facilement être externalisées.
Limouzi Secrétariat accompagne les artisans, indépendants,
associations et TPE à Limoges
et en Haute-Vienne, sur site ou à distance.
DU TEMPS
